Requisitos
Son 133 requisitos, cada uno con un identificador fijo que no se renumera. Ninguno está programado en el producto; de los bloques 1 a 5 y del 8 hay referencia en el portal del cliente A.
1. Empresas, usuarios y configuración 12 requisitos
- MC-B1-01
Cada dato lleva su empresa. Una instalación admite varias sociedades del mismo grupo, con un selector de empresa y sin mezclar nada entre ellas.
- MC-B1-02
Alta guiada de una empresa: datos fiscales, ejercicio, modo (con ERP o sin ERP), plan de cuentas y tipos de IVA y de retención con sus cuentas. Mientras falte algo no se contabiliza, y la pantalla dice qué falta y quién lo tiene.
- MC-B1-03
El plan de cuentas sale de una plantilla del Plan General Contable de pymes o se importa del ERP (código, nombre y NIF), con los dígitos que use la empresa. Los códigos son texto, nunca número.
- MC-B1-04
Nada del cliente vive en el código: bancos preferidos, textos, instrucciones de la IA, dirección de vuelta del banco, cuentas, diarios y series salen de la configuración de la empresa.
- MC-B1-05
Dimensiones de análisis que define cada empresa (centro, proyecto, barco, puerto, máquina) y que se asignan a facturas y apuntes.
- MC-B1-06
Una ficha por tercero, identificada por su NIF, que puede ser cliente y proveedor a la vez: cuenta contable, IBAN, condiciones de pago y operación y retención habituales.
- MC-B1-07
Permisos de ver, editar, exportar y reabrir, repartidos en cuatro papeles: dirección, contabilidad, gestoría (ver y exportar) y consulta.
- MC-B1-08
Registro de actividad que solo añade (quién, qué, cuándo y desde dónde), protegido en la base de datos contra cambios y borrados.
- MC-B1-09
Importes en céntimos enteros, porcentajes en puntos básicos y fechas contables sin hora.
- MC-B1-10
El mismo código se monta de dos formas: como aplicación sola, con su acceso, o como sección de la plataforma de un cliente, con sus usuarios y su menú.
- MC-B1-11
Cada destino externo (banco, ERP, AEAT) tiene entorno de pruebas y real por empresa. El entorno se ve en pantalla y ningún valor por defecto apunta al real.
- MC-B1-12
Verificación en dos pasos para dirección y contabilidad.
2. Bancos 15 requisitos
- MC-B2-01
Conectar un banco en solo lectura con Enable Banking: se elige de la lista de bancos del país con acceso de empresa, se autoriza en la banca del cliente y se vuelve al módulo con las cuentas dadas de alta.
- MC-B2-02
El módulo no pide, no ve y no guarda las claves de la banca del cliente.
- MC-B2-03
En la hora siguiente a la autorización se pide todo el histórico que dé el banco; después, cada día, lo nuevo.
- MC-B2-04
Lectura sola cada día y botón «Leer ahora», sin pasar del número de consultas que cada banco admite sin el usuario delante.
- MC-B2-05
Cada cuenta se lee por separado: si una falla, las demás siguen, y el error se guarda con la causa que da el banco.
- MC-B2-06
El consentimiento caduca, a los 180 días como máximo en la mayoría de los bancos. Aviso 15 días antes, en el inicio y por correo, y «Renovar» que conserva la cuenta y sus movimientos.
- MC-B2-07
Extractos en Norma 43: se suben a mano o se cargan solos cuando llegan al buzón de contabilidad, y se comprueba que el saldo inicial más los movimientos da el final.
- MC-B2-08
Un movimiento entra una sola vez aunque llegue por la conexión y por un extracto, y aunque pase de pendiente a firme.
- MC-B2-09
Aviso cuando el saldo que calcula el módulo no coincide con el que da el banco.
- MC-B2-10
Para un banco que no conecta, el módulo ofrece la otra vía: el extracto diario por correo en Norma 43 o un Excel con asistente de columnas.
- MC-B2-11
Una pantalla con cada conexión: banco, estado, última lectura, caducidad y último error, dicho en claro.
- MC-B2-12
La sesión del banco se guarda cifrada y la clave privada de la aplicación vive solo en el entorno del servidor.
- MC-B2-13
La vuelta del banco se acepta solo con un código de un uso, atado al usuario que empezó.
- MC-B2-14
La aplicación de Enable Banking es de cada instalación: la del cliente, con sus cuentas enlazadas o con contrato propio, o la de Concreto Abstracto.
- MC-B2-15
Conexiones de prueba con el simulador, marcadas «Pruebas» en pantalla.
3. Facturas recibidas y proveedores 14 requisitos
- MC-B3-01
Una factura entra por cinco vías: el correo, una foto desde el móvil, un PDF arrastrado, un fichero de factura electrónica (Facturae) o el alta a mano.
- MC-B3-02
La factura electrónica se lee sin IA. El PDF y la foto, con IA que copia proveedor, NIF, número, fechas, cada base con su tipo de IVA, retención, total y vencimiento, sin calcular ni inventar.
- MC-B3-03
Lo leído se comprueba antes de enseñarlo: bases más cuotas menos retención dan el total (dos céntimos de margen), el NIF es válido y las fechas son coherentes. Lo que no cuadra sale marcado.
- MC-B3-04
Ninguna factura se contabiliza sin que una persona la confirme. La revisión pone el documento al lado del formulario y dice cómo se leyó.
- MC-B3-05
El proveedor se reconoce por NIF, por correo o por dominio. Si es nuevo, se crea con la siguiente cuenta libre.
- MC-B3-06
Una factura repetida no entra dos veces: mismo archivo, o mismo proveedor y número en el ejercicio.
- MC-B3-07
El documento original se guarda siempre, en un almacén privado, también en las altas a mano.
- MC-B3-08
Operaciones interiores, intracomunitarias de bienes y de servicios e inversión del sujeto pasivo; IVA no deducible; retenciones de profesionales y de alquileres; rectificativas con la factura que corrigen.
- MC-B3-09
Al confirmar, el asiento sale solo: gasto, IVA soportado por tipo, autoliquidación si toca, retención y proveedor.
- MC-B3-10
Cada factura crea sus vencimientos con las condiciones del proveedor, y hay una lista de pagos de las próximas semanas.
- MC-B3-11
Lo habitual de cada proveedor (cuenta de gasto, tipo de IVA, retención y dimensión) se propone solo a partir de su última factura confirmada.
- MC-B3-12
Aprobación opcional antes de contabilizar o de pagar, por importe y por persona.
- MC-B3-13
Gastos de tarjeta: se importa el extracto y cada comercio aprende su cuenta.
- MC-B3-14
La IA tiene interruptor por empresa, límite de gasto al mes y registro del coste de cada llamada. Sin IA, todo lo demás funciona.
4. Conciliación 12 requisitos
- MC-B4-01
Cada movimiento llega con su propuesta, la factura o las facturas que paga o cobra, y con el motivo a la vista: importe, IBAN, NIF, número de factura o fecha.
- MC-B4-02
Se cruzan los pagos a proveedores y los cobros de clientes, con facturas emitidas en el módulo o leídas del ERP.
- MC-B4-03
Un pago puede saldar varias facturas y una factura puede pagarse en varias veces.
- MC-B4-04
Reglas para lo que no es una factura (comisiones, nóminas, impuestos, seguros sociales, préstamos): por texto, contraparte, sentido, tramo de importe y cuenta, con prioridad.
- MC-B4-05
Las reglas se aprenden: al clasificar a mano, el módulo propone la regla para esa contraparte. Lo puesto a mano no lo cambia ninguna regla.
- MC-B4-06
Los traspasos entre cuentas propias se emparejan solos.
- MC-B4-07
Liquidaciones agrupadas (TPV, pasarelas de pago, plataformas de venta): un abono se reparte entre sus ventas y su comisión con el informe de liquidación.
- MC-B4-08
Cada empresa elige cuánto se hace solo: solo proponer, que es lo que viene puesto, o confirmar sin preguntar lo que coincide en importe exacto y además en IBAN o en número de factura. Lo confirmado solo se distingue y se deshace.
- MC-B4-09
Un movimiento se excluye con su motivo, y cualquier cruce se deshace mientras el mes esté abierto.
- MC-B4-10
Lo que no cuadra queda en «Por resolver» con su razón, y el inicio dice cuántos hay.
- MC-B4-11
Para lo que las reglas no resuelven, la IA sugiere una cuenta. Es opcional y no se aplica sin una persona.
- MC-B4-12
Diferencias pequeñas (céntimos, comisión del banco) con un margen que fija la empresa y una cuenta para la diferencia.
5. Libro diario 6 requisitos
- MC-B5-01
Asientos por partida doble que suman cero, numerados por ejercicio y con su origen a la vista: banco, factura, pago, manual o ERP.
- MC-B5-02
Del asiento se llega a su movimiento, su factura y su documento, y al revés.
- MC-B5-03
Asientos a mano y plantillas para lo que se repite cada mes.
- MC-B5-04
El resumen de nóminas del mes se importa y hace su asiento.
- MC-B5-05
Un asiento es borrador, validado o enviado al ERP. Lo enviado y lo de un mes cerrado no se cambia ni se borra: se corrige con otro asiento.
- MC-B5-06
Mayor de una cuenta, balance de sumas y saldos y extracto de un tercero.
6. Conexión con el ERP 11 requisitos
- MC-B6-01
Una sola puerta para cualquier ERP: leer terceros, cuentas, facturas y vencimientos, y escribir asientos, cobros y pagos. Cada ERP es un adaptador detrás.
- MC-B6-02
Solo se añade. La puerta no tiene operaciones de modificar ni de borrar, y un adaptador no puede saltárselo.
- MC-B6-03
Reenviar no duplica: cada asiento lleva la referencia del módulo y el módulo guarda el identificador que devuelve el ERP.
- MC-B6-04
Antes de pasar al real, un periodo se asienta dos veces: la contable a mano en la empresa real y el módulo en la de pruebas. Hasta que no dan lo mismo no se cambia el destino.
- MC-B6-05
a3ERP por su API REST: terceros y cuentas, facturas de venta y de compra, asientos y cobro o pago de vencimientos.
- MC-B6-06
El módulo llega al servidor del cliente sin que este abra puertos a internet.
- MC-B6-07
Para quien no tenga la API, ficheros: SUENLACE.DAT para el a3 de la gestoría, con preparar, confirmar y anular.
- MC-B6-08
Una cuenta creada en el módulo se da de alta en el ERP antes de usarla en un asiento.
- MC-B6-09
Maestros desde los listados en Excel del ERP: columnas buscadas por su nombre, pasada en seco que enseña qué cambiaría, segunda pasada sin escrituras, lo revisado a mano se respeta y una cola de decisiones para duplicados y dudosos.
- MC-B6-10
Cada intercambio con el ERP queda registrado (qué se pidió y qué respondió) y se reintenta si falla. Un lote a medias deja hechas las buenas y marcadas las que fallaron.
- MC-B6-11
En el modo con ERP, las facturas emitidas se leen del ERP para cruzar los cobros, y el módulo no emite.
7. Facturación con Verifactu 13 requisitos
Solo en el modo sin ERP.
- MC-B7-01
Clientes, series por empresa y numeración correlativa por serie.
- MC-B7-02
Factura completa, simplificada y rectificativa, y presupuesto o proforma que pasa a factura.
- MC-B7-03
Por cada factura, su registro de facturación de alta, y de anulación si se anula, con la huella encadenada al registro anterior.
- MC-B7-04
Modo VERI*FACTU: cada registro se envía a la AEAT al expedir, con cola y reintento, y su estado se ve en la factura.
- MC-B7-05
La factura lleva el código QR y la leyenda de factura verificable.
- MC-B7-06
Declaración responsable del productor, visible dentro de la aplicación y ligada a cada versión.
- MC-B7-07
Una factura expedida no se edita ni se borra: se rectifica o se anula con su registro.
- MC-B7-08
Batería de casos contra el entorno de pruebas de la AEAT antes de la primera factura real.
- MC-B7-09
Al expedir sale el asiento (cliente, ventas, IVA repercutido por tipo y retención) y la línea del libro de emitidas.
- MC-B7-10
Vencimientos de cobro con su estado (pendiente, vencida o cobrada) y aviso al vencer.
- MC-B7-11
La factura sale por correo en PDF, con el borrador preparado en MailDraft si está conectado.
- MC-B7-12
Preparado para la factura electrónica entre empresas: formato estructurado y estados de pago.
- MC-B7-13
Operaciones interiores, intracomunitarias, exportaciones, inversión del sujeto pasivo y exentas con su causa.
8. Cierre, impuestos y gestoría 8 requisitos
- MC-B8-01
Un mes se cierra solo cuando ha terminado y no le quedan borradores ni movimientos por resolver. Reabrirlo es cosa de dirección y deja rastro.
- MC-B8-02
El paquete del trimestre para la gestoría sale definitivo con sus tres meses cerrados; antes, marcado como provisional.
- MC-B8-03
Libros en CSV: facturas recibidas y emitidas (una fila por factura y tipo de IVA), diario y banco conciliado.
- MC-B8-04
Las cifras del periodo que la gestoría necesita para presentar: IVA devengado y soportado por tipo, retenciones de profesionales y de alquileres, operaciones con terceros e intracomunitarias. El módulo no presenta modelos.
- MC-B8-05
La gestoría entra con su usuario, ve y exporta, y no cambia nada.
- MC-B8-06
Exportación de toda la empresa en formato abierto: asientos, facturas, movimientos y documentos.
- MC-B8-07
Cierre de ejercicio en el modo sin ERP: regularización, cierre y apertura, y amortizaciones con el cuadro de cada bien.
- MC-B8-08
Documentos y registros se conservan seis años y no se pueden borrar antes.
9. Panel de dirección y tesorería 6 requisitos
- MC-B9-01
El inicio enseña lo de hoy: saldo por banco y total, lo que queda por resolver, cobros vencidos, pagos de la semana y conexiones a punto de caducar.
- MC-B9-02
Previsión de caja a 30, 60 y 90 días con los vencimientos de cobro y de pago y con lo que se repite cada mes.
- MC-B9-03
Ingresos y gastos del periodo frente al anterior, siempre con la referencia al lado.
- MC-B9-04
Rentabilidad por cada dimensión de análisis.
- MC-B9-05
Preguntar a las cuentas en una columna de chat: contesta con cifras y enlaza a los apuntes de los que salen. Solo lee.
- MC-B9-06
El trabajo ahorrado se mide y se enseña: cuántos movimientos y facturas se resolvieron sin teclear este mes. Contado, no estimado.
10. Conexión con MailDraft 7 requisitos
- MC-B10-01
Un único contrato de conexión entre correo y contabilidad, que cumplen MailDraft y el correo del portal de un cliente.
- MC-B10-02
Del correo a contabilidad: un adjunto que es factura va a «Por revisar» y un extracto en Norma 43 se carga solo.
- MC-B10-03
Cada empresa dice qué buzones son de facturas. En los demás, un botón «Pasar a facturas».
- MC-B10-04
Los hilos se enlazan con el tercero por su correo o su dominio: en la ficha del proveedor están sus correos y, en el correo, su ficha y lo que tiene pendiente.
- MC-B10-05
De contabilidad al correo: enviar una factura, reclamar un cobro vencido o pedir al proveedor la factura de un pago que no la tiene. Son borradores con la voz del usuario, que los revisa y los envía.
- MC-B10-06
Sin MailDraft, el módulo tiene su buzón de facturas: una dirección a la que reenviar.
- MC-B10-07
De un módulo de Matriz a otro se pasa sin volver a entrar, con la misma tira de iconos.
11. Interfaz, accesibilidad y trabajo ahorrado 16 requisitos
- MC-B11-01
El sistema visual de MailDraft con sus mismos tokens: fichas blancas sobre papel, radios de 22, 18 y 14, sombra solo en lo que flota, color solo donde significa algo, Geist, y tema claro y oscuro.
- MC-B11-02
La estructura de Mesa: tira de iconos, un inicio que resume lo pendiente y lo reparte en tareas que emparejan cada movimiento con su propuesta, y el chat en columna. Bancos · Movimientos tiene dos vistas: bandeja con visor, como los correos de MailDraft, y tabla densa con panel lateral.
- MC-B11-03
Modo vista al entrar: el resumen de lo pendiente en dos pestañas, «Listos para confirmar» y «Requiere tu decisión», que se resuelve ahí mismo.
- MC-B11-04
Modo foco: lo pendiente de uno en uno, con anterior y siguiente, progreso y atajos. Vale para conciliar y para revisar facturas.
- MC-B11-05
Una fila por elemento y un botón principal por pantalla. El rojo es solo negativo o error, y el signo no depende solo del color.
- MC-B11-06
Todo se hace con el teclado: las filas se alcanzan con el tabulador y las flechas, además de los atajos de MailDraft (j, k, Enter, Esc y e).
- MC-B11-07
WCAG 2.2 AA comprobado pantalla a pantalla: contraste de 4,5:1 también en el texto secundario y en los marcadores de campo, foco visible, nombres y papeles en menús, diálogos y avisos, y movimiento reducido.
- MC-B11-08
Tablas de cifras: cifras tabulares a la derecha, un solo formato, cabeceras en minúscula de frase y asociadas a sus celdas para el lector de pantalla.
- MC-B11-09
En contabilidad, el lenguaje del Plan General Contable y de a3; en el panel de dirección, llano. El mismo gesto, siempre con el mismo verbo.
- MC-B11-10
Lo reversible se hace y ofrece «Deshacer» durante 10 segundos. Lo irreversible (cerrar un mes, expedir una factura, enviar al ERP) pide confirmación en un diálogo propio y accesible.
- MC-B11-11
Cada pantalla tiene sus estados: vacío que dice qué hacer, carga, error con su arreglo y sin permiso.
- MC-B11-12
En el móvil: foto de una factura, aprobar, ver saldos y resolver pendientes.
- MC-B11-13
Recorrido guiado la primera vez y ayuda en el sitio para quien no es contable: qué es conciliar, qué es una contrapartida.
- MC-B11-14
Español e inglés a elección de cada usuario, con el español como texto fuente.
- MC-B11-15
Todo color y tamaño sale de un token, escala de 4 px, nada de animar anchos ni posiciones y ninguna cifra inventada.
- MC-B11-16
Cada pantalla nueva pasa antes por una maqueta navegable con datos ficticios.
12. Implantación, distribución y cobro 9 requisitos
- MC-B12-01
Una instalación nueva sale de una plantilla con un guion que se repite: despliegue, base de datos y almacén de documentos.
- MC-B12-02
El módulo tiene versiones numeradas. Una versión se aplica a todas las instalaciones con sus migraciones, y consta cuál tiene cada cliente.
- MC-B12-03
Antes de empezar, el asistente pide al cliente y a su gestoría lo que hace falta y enseña qué ha llegado: plan de cuentas, cuentas de IVA y de retenciones, código de empresa, bancos y quién los autoriza, facturas de ejemplo y versión del ERP.
- MC-B12-04
Carga inicial: saldos de apertura, terceros, facturas pendientes de cobro y de pago e histórico de banco por extracto.
- MC-B12-05
Cuota mensual por empresa, con lo que incluye, y medición de lo que cuesta dinero: cuentas conectadas en Enable Banking y uso de la IA.
- MC-B12-06
Alojamiento en la Unión Europea y con un plan que admita uso comercial.
- MC-B12-07
Base de desarrollo aparte de la real, copias diarias y una restauración probada.
- MC-B12-08
Papeles legales de cada instalación: encargo del tratamiento, política de privacidad y condiciones (Enable Banking las revisa), registro de actividades y contrato con el proveedor de IA.
- MC-B12-09
Manual de uso y guía de implantación.
Generales 4 requisitos
- MC-G-01
La primera versión sale de lo que ya funciona en el portal del cliente A: se le pone empresa y se le quita lo que es de ese cliente.
- MC-G-02
La lógica contable (Norma 43, cruce, asientos, facturas, SUENLACE y Verifactu) tiene pruebas que corren sin base de datos, y hay un recorrido de punta a punta.
- MC-G-03
Lo que no consta se guarda como pendiente, nunca inventado.
- MC-G-04
Cada fase se da por buena con su piloto en uso real.